Dowiedz się więcej na temat naszych produktów. Zobacz nasz blog
  • EN
  • PL
    • Wizards
    Umów się na rozmowę
    Umów się na rozmowę

    Wraz z wejściem w życie rozporządzenia DORA w styczniu 2025 r. instytucje finansowe muszą uważnie zbadać relacje z dostawcami ICT. Dotychczas wielu bankom trudno było egzekwować prawo audytu mimo formalnych klauzul. DORA wymaga pełnych, nieograniczonych praw dostępu, kontroli i audytu oraz współpracy dostawcy z regulatorem. Poniżej przedstawiamy obowiązki, wyzwania, dobre klauzule kontraktowe oraz alternatywne modele nadzoru zgodne z przepisami.

    Audyt jako obowiązek regulacyjny – co mówi DORA?

    Hiperskalowi dostawcy stosują standardowe warunki, komplikując negocjacje szczegółowych klauzul audytowych. Mniejsze instytucje mają ograniczoną siłę przetargową i często otrzymują jedynie raporty SOC lub certyfikaty. DORA wprowadza rolę Lead Overseera, który może kontrolować kluczowych dostawców bezpośrednio na poziomie UE. Dodatkowo instytucje jednak nadal muszą aktywnie egzekwować uzgodnione postanowienia i monitorować ryzyka.

    Klauzule umowne: przykłady i najlepsze praktyki

    Umowa outsourcingowa powinna zawierać pełny zakres usług, lokalizacje, SLA, bezpieczeństwo i plan awaryjny. Kluczowa klauzula daje instytucji prawo audytu zdalnego i na miejscu, periodycznego lub ad hoc.
    Regulator musi również mieć te same prawa dostępu i kontroli u dostawcy. Umowa powinna ograniczać sub‑outsourcing lub wymagać zgody instytucji dla kluczowych podwykonawców. Należy określić lokalizacje danych i procedurę zgody na zmiany jurysdykcji. Kontrakt musi zawierać wsparcie przy incydentach, określone czasy reakcji oraz standardy bezpieczeństwa, np. ISO 27001. Klauzule wypowiedzenia powinny obejmować poważne naruszenia, słabości zarządzania ryzykiem ICT i utrudniony nadzór.

    Wyzwania związane z globalnymi dostawcami (AWS, Azure, Google)

    Hiperskalowi dostawcy stosują standardowe warunki, komplikując negocjacje szczegółowych klauzul audytowych. Mniejsze instytucje mają ograniczoną siłę przetargową i często otrzymują jedynie raporty SOC lub certyfikaty. DORA wprowadza rolę Lead Overseera, który może kontrolować kluczowych dostawców bezpośrednio na poziomie UE. Instytucje jednak nadal muszą aktywnie egzekwować uzgodnione postanowienia i monitorować ryzyka.

    Klauzule umowne: przykłady i najlepsze praktyki

    Umowa outsourcingowa powinna zawierać pełny zakres usług, lokalizacje, SLA, bezpieczeństwo i plan awaryjny. Kluczowa klauzula daje instytucji prawo audytu zdalnego i na miejscu, periodycznego lub ad hoc. Regulator musi również mieć te same prawa dostępu i kontroli u dostawcy. Umowa powinna ograniczać sub‑outsourcing lub wymagać zgody instytucji dla kluczowych podwykonawców. Należy określić lokalizacje danych i procedurę zgody na zmiany jurysdykcji. Kontrakt musi zawierać wsparcie przy incydentach, określone czasy reakcji oraz standardy bezpieczeństwa, np. ISO 27001. Klauzule wypowiedzenia powinny obejmować poważne naruszenia, słabości zarządzania ryzykiem ICT i utrudniony nadzór.

    Alternatywy: third‑party assurance, certyfikaty ISO, raporty SOC

    Instytucje mogą korzystać ze wspólnych audytów lub raportów niezależnych audytorów, dzieląc koszty i wyniki. Certyfikaty ISO 27001 czy raporty SOC 2 zapewniają pierwszy poziom nadzoru przy mniej krytycznych usługach. Instytucja powinna co roku weryfikować ważność atestów i żądać informacji o niezgodnościach. Przy wysokim ryzyku certyfikat nie zastąpi pełnego audytu na miejscu.

    Współpraca z regulatorami w sytuacjach spornych

    Regulator może zorganizować spotkanie trójstronne, co często mobilizuje dostawcę do współpracy.
    Instytucja powinna dokumentować wezwania, audyty i działania naprawcze, informując nadzór o postępach. Gdy dostawca spoza UE odmawia przekazania danych, regulator może wykorzystać współpracę międzynarodową.

    Podsumowanie

    DORA wymusza wzmocniony nadzór nad dostawcami ICT i aktualizację kluczowych umów outsourcingowych. Sukces zależy od jasnych klauzul, ich codziennego egzekwowania i proaktywnej współpracy z regulatorami. Strategie oparte na certyfikatach i audytach zewnętrznych zmniejszą koszty, lecz nie zastąpią odpowiedzialności za ryzyko. Nowe przepisy dają instytucjom mocniejsze narzędzia, by utrzymać odporność operacyjną

    Rozporządzenie Delegowane Komisji (UE) 2025/532 wprowadza szczegółowe wymagania dotyczące outsourcingu usług ICT. Te regulacje dotyczą usług ICT wspierających krytyczne lub istotne funkcje instytucji finansowych. To uzupełnienie regulacji DORA (Digital Operational Resilience Act) wymusza skuteczniejszy nadzór menedżerów banków, ubezpieczycieli i innych instytucji finansowych. Muszą oni kontrolować nie tylko głównych dostawców IT, ale także całą sieć podwykonawców tych dostawców. W rezultacie dostawcy usług ICT obsługujący sektor finansowy muszą przygotować się na nowe obowiązki kontraktowe, audyty i wymogi transparentności. Poniżej wyjaśniamy w prostym języku kluczowe wymagania i konsekwencje tych przepisów. Unikamy prawniczego żargonu. Podajemy też wskazówki, co CEO i kadra zarządzająca powinni zrobić, by zapewnić zgodność i bezpieczeństwo.

    Outsourcing ICT to złożony system zależności. Nowe regulacje mają zagwarantować pełną kontrolę nad wszystkimi jego elementami (podwykonawcami). Menedżerowie powinni upewnić się, że dokładnie rozumieją, jak ten system działa w ich firmie.

    Kontekst: DORA i nowe standardy dla podwykonawców ICT

    17 stycznia 2025 r. weszło w życie unijne Rozporządzenie DORA. Są to kompleksowe przepisy wzmacniające cyfrową odporność operacyjną sektora finansowego w obliczu postępującej cyfryzacji. DORA nałożyła na instytucje finansowe obowiązki w zakresie zarządzania ryzykiem ICT, raportowania incydentów oraz nadzoru nad dostawcami IT. Obecnie w ramach wdrażania DORA Komisja Europejska wydaje akty wykonawcze doprecyzowujące te wymagania. Rozporządzenie Delegowane Komisji (UE) 2025/532 z 24 marca 2025 r. jest jednym z takich aktów. Regulacja ustanawia standardy techniczne. Precyzują one, jakie elementy instytucja finansowa musi uwzględnić, gdy dostawca IT korzysta z podwykonawców przy krytycznych lub istotnych usługach.

    Innymi słowy, 2025/532 wyjaśnia, na jakich warunkach bank może pozwolić swojemu głównemu dostawcy IT zlecać pracę kolejnym firmom. Dotyczy to np. sytuacji, gdy bank korzysta z usług chmurowych. Dostawca chmury może wtedy angażować kolejnych podwykonawców (np. firmy od infrastruktury, integratorów, fintechy czy globalnych hyperscalerów). Regulacja ta obowiązuje bezpośrednio we wszystkich krajach UE. Dotyczy wszystkich podmiotów finansowych objętych DORA (m.in. banków, firm inwestycyjnych, ubezpieczycieli, funduszy). Oraz wpływa na zewnętrznych dostawców ICT świadczących usługi na ich rzecz. Celem jest zwiększenie przejrzystości i kontroli nad złożonym łańcuchem dostaw IT. Tak aby awaria któregokolwiek ogniwa nie zagrażała ciągłości działania instytucji finansowej.

    Zarządzanie ryzykiem outsourcingu ICT od podstaw

    Pierwszym zadaniem instytucji finansowej jest zrozumienie ryzyka związanego z całym łańcuchem podwykonawców ICT. Rozporządzenie 2025/532 wprost wymaga oceny, czy w ogóle dopuszczamy podwykonawstwo kluczowych usług przed podpisaniem umowy z dostawcą ICT. Musimy także określić, na jakich warunkach się na to zgadzamy. Artykuł 3 ust. 1 jasno wskazuje, że przed zawarciem umowy instytucja finansowa musi zdecydować, czy dostawca może zlecać podwykonawstwo. Taką zgodę można wyrazić tylko, gdy spełnione są określone warunki bezpieczeństwa i jakości. Zanim pozwolimy dostawcy zatrudnić kolejnych podwykonawców, musimy dokładnie zbadać sytuację. Trzeba upewnić się, że spełniono wszystkie wymagane kryteria bezpieczeństwa i jakości.

    Na co konkretnie trzeba zwrócić uwagę? Art. 1 rozporządzenia wskazuje, że instytucja finansowa powinna uwzględnić przy takiej decyzji swój profil ryzyka, skalę działania. Oraz kluczowe czynniki wpływające na złożoność i ryzyko podwykonawstwa. Wymieniono m.in.:

    Takie wszechstronne spojrzenie na ryzyko daje pełny obraz potencjalnych zagrożeń. Co ważne, rozporządzenie obliguje zarówno instytucję finansową, jak i dostawcę ICT do aktywnego i bieżącego zarządzania tym ryzykiem. Dostawca musi mieć wdrożone wewnętrzne procedury należytej staranności (due diligence) przy wyborze podwykonawców. Powinien oceniać ich zdolności operacyjne i finansowe. Musi być gotowy angażować podwykonawców w testy odporności cyfrowej, jeśli zażąda tego instytucja finansowa. Z kolei instytucja finansowa powinna zapewnić odpowiedni zespół i zasoby. Ich zadaniem jest monitorowanie ryzyk ICT związanych z funkcjami przekazanymi na zewnątrz. Powinny być kontrolowane m.in. standardy bezpieczeństwa informacji, plany ciągłości działania oraz reagowanie na incydenty. Innymi słowy, bank musi mieć kompetencje do kontrolowania wszystkiego, co dzieje się u dostawcy i jego podwykonawców. Dostawca zaś musi sprawować stały nadzór nad swoimi.

    Pełna transparentność łańcucha

    Największym wyzwaniem w zarządzaniu podwykonawcami ICT jest brak przejrzystości. Często instytucja finansowa zna tylko swojego bezpośredniego dostawcę, a nie ma wglądu, komu ten dalej zleca część prac. Taka „ciemna strefa” utrudnia ocenę ryzyka. Jak ocenić bezpieczeństwo usługi, nie wiedząc, kto faktycznie świadczy ją na końcu? Zgodnie z nowymi przepisami to musi się zmienić. Art. 3 ust. 1 lit. b nakłada konkretny wymóg. Zewnętrzny dostawca ICT musi móc wskazać instytucji finansowej wszystkich podwykonawców zaangażowanych w krytyczne lub istotne usługi. Musi też powiadamiać ją o tych podmiotach i dostarczać wszelkich informacji potrzebnych do oceny ryzyk. Innymi słowy, żadni „tajemniczy podwykonawcy” nie wchodzą w grę. Bank ma prawo wiedzieć, kto dokładnie znajduje się w łańcuchu dostaw i co robi.

    Przykład: Bank korzysta z fintechu dostarczającego aplikację mobilną. Fintech ten wynajmuje zewnętrzne centrum danych i usługi DevOps od kolejnych firm. Bank musi o tym wiedzieć. Nowe przepisy obligują fintech (dostawcę) do ujawnienia wszystkich zależności i zapewnienia, że bank może je zweryfikować.

    Co więcej, dostawca ponosi odpowiedzialność za działania swoich podwykonawców. Musi on nie tylko ich identyfikować, ale też aktywnie monitorować ich pracę. Umowa z instytucją finansową powinna zawierać klauzulę o odpowiedzialności dostawcy za usługi świadczone przez podwykonawców. Przykładowy zapis: „zewnętrzny dostawca usług ICT jest odpowiedzialny za świadczenie usług przez podwykonawców”. Powinna także zobowiązać dostawcę do stałego nadzoru nad wszystkimi podzleconymi usługami. Dzięki temu jego zobowiązania wobec instytucji finansowej będą ciągle spełniane. Z perspektywy kadry zarządzającej oznacza to, że nie wolno zakładać, iż ryzyko podwykonawców „rozwiąże się samo”. Należy wymagać od naszych dostawców konkretnego działania.  Raportowania i audytowania swoich partnerów oraz zapewnienia ciągłości usług nawet jeśli któryś podwykonawca zawiedzie.

    Nadzór nad podwykonawcami

    W praktyce wiele instytucji już teraz przegląda i renegocjuje umowy outsourcingowe, by dodać brakujące klauzule o podwykonawcach. Napotyka przy tym wyzwania – skomplikowana struktura relacji w modelu chmury czy fintech sprawia, że skuteczny nadzór bywa utrudniony. Często duzi, globalni dostawcy usług IT (np. dostawcy chmury) nie palą się do ujawniania szczegółów czy zmiany swoich standardowych umów, korzystając ze swojej przewagi negocjacyjnej. Zadaniem menedżerów jest jednak stanowczo egzekwować te wymagania – stawką jest bezpieczeństwo i zgodność z prawem.

    Regulator jasno podkreśla, że instytucja finansowa nie może przenieść odpowiedzialności za zgodność na firmę zewnętrzną, nawet jeśli ta angażuje dalszych podwykonawców. Nie zmienia tego nawet fakt, że dostawca angażuje dalszych podwykonawców – bank odpowiada przed nadzorem za całość. Wprost wskazano: „Korzystanie z ocen ryzyka dokonanych przez dostawców nie ogranicza ostatecznej odpowiedzialności podmiotów finansowych za wywiązywanie się z ich obowiązków prawnych i regulacyjnych”. Mówiąc wprost: nie można tłumaczyć, że „to wina podwykonawcy mojego dostawcy”. To instytucja finansowa musi upewnić się, że cały łańcuch dostaw działa zgodnie z wymogami.

    Jednym z zaleceń jest prowadzenie dokładnego rejestru wszystkich podmiotów w łańcuchu dostaw ICT. Należy również monitorować ich działania i poziom ryzyka. DORA wprost wymaga, by instytucje finansowe utrzymywały rejestr umów outsourcingowych, który obejmuje też informacje o podwykonawcach. Brak danych w takim rejestrze mógłby zostać uznany przez nadzór za naruszenie. Kadra zarządzająca powinna zatem zadać swoim zespołom kilka pytań. Na przykład: Czy na pewno wiemy, komu nasz dostawca dalej zleca usługi? Czy posiadamy te dane i czy są one aktualizowane? Jeżeli nie – trzeba to szybko uporządkować.

    Prawo dostępu, audytu i kontrola – „wchodzimy z butami” aż do ostatniego podwykonawcy

    Kolejnym filarem nowych wymogów jest zagwarantowanie pełnych praw audytu i kontroli względem podwykonawców. Dotychczas umowy z dostawcami IT często pozwalały bankowi (lub audytorowi w jego imieniu) skontrolować jedynie głównego dostawcę. Na przykład audytor mógł sprawdzić bezpieczeństwo w centrum danych dostawcy chmurowego. A co z kolejnymi podmiotami, które ten dostawca zatrudnia? Rozporządzenie 2025/532 wymusza rozszerzenie tych praw na cały łańcuch podwykonawców. Podwykonawca musi zapewnić instytucji finansowej oraz organom nadzoru takie same prawa dostępu i kontroli, jakie ma główny dostawca. Dodatkowo, art. 4 ust. 1 lit. j wymaga dodania odpowiedniej klauzuli do umowy dostawcy z podwykonawcą. Klauzula ta ma gwarantować instytucji finansowej i nadzorcy takie same prawa dostępu, kontroli i audytu, jakie przewiduje umowa główna.

    Co to oznacza w praktyce? Bank oraz regulator muszą mieć możliwość „zajrzenia” do każdego istotnego podwykonawcy, jeśli uznają to za konieczne. Na przykład, jeżeli dostawca chmurowy podzleci krytyczną usługę firmie zewnętrznej w innym kraju, nadzór ma prawo skontrolować tę firmę. Sprawdzi, czy spełnia ona wymagane standardy bezpieczeństwa i ciągłości działania itp. Musi to być zagwarantowane w umowie. Dla działów compliance i zakupów w instytucjach finansowych oznacza to konieczność dodania do umów outsourcingowych odpowiednich klauzul audytowych. Muszą one obejmować nie tylko głównego dostawcę, ale także jego podwykonawców.

    Z perspektywy dostawcy ICT oznacza to konieczność akceptacji większej „inwigilacji” ze strony klientów finansowych i regulatorów. Dostawca będzie zobowiązany zapewnić dostęp do informacji i do swoich obiektów (oraz obiektów podwykonawców) na potrzeby audytów i inspekcji. Warto o tym pamiętać, planując współpracę z sektorem finansowym, ponieważ przejrzystość i otwartość na kontrole stają się nowym standardem. Jeśli jakiś dostawca nie zaakceptuje takich warunków, może po prostu stracić klientów finansowych. Instytucje będą zmuszone z nim nie współpracować dla własnego bezpieczeństwa.

    Standardy bezpieczeństwa i obsługa incydentów – obowiązki w całym łańcuchu

    Cyberbezpieczeństwo jest rdzeniem wymagań DORA. Nic dziwnego, że także wobec podwykonawców kładzie się na nie ogromny nacisk. Instytucje finansowe muszą upewnić się, że standardy bezpieczeństwa informacji obowiązują na każdym poziomie dostaw. Od głównego dostawcy po najmniejszego subkontrahenta. Rozporządzenie delegowane wymaga, aby umowy między dostawcą a podwykonawcami określały konkretne standardy bezpieczeństwa ICT. Powinny też zawierać wszelkie dodatkowe wymogi, o których mowa w art. 30 ust. 3 lit. c) DORA. W praktyce oznacza to, że dostawca powinien narzucić swoim podwykonawcom co najmniej te same środki bezpieczeństwa, do których sam zobowiązał się wobec banku. Przykładowo, jeśli umowa outsourcingowa wymaga szyfrowania danych i stosowania wieloskładnikowego uwierzytelniania, każdy podwykonawca obsługujący tę usługę także musi tego przestrzegać. Instytucja finansowa powinna mieć wgląd w te ustalenia, by upewnić się, że w żadnym ogniwie łańcucha nie ma „słabego punktu”.

    Reagowanie na incydenty to kolejny kluczowy aspekt. DORA wprowadza obowiązek zgłaszania incydentów ICT do nadzoru w określonym czasie. Aby to było możliwe, dostawcy i ich podwykonawcy muszą szybko przekazywać informacje o incydentach w górę łańcucha. Rozporządzenie 2025/532 wymaga, aby dostawca posiadał odpowiednie mechanizmy raportowania. Dostawca musi zapewnić wewnętrzną strukturę i kontrolę obejmujące zgłaszanie incydentów oraz reakcję na nie. Także instytucja finansowa musi być przygotowana na incydenty związane z podwykonawcami. Powinna mieć plany ciągłości działania na wypadek awarii u dostawcy.

    W praktyce menedżerowie powinni upewnić się, że w umowach znalazły się zapisy zobowiązujące dostawcę do natychmiastowego informowania o każdym poważnym incydencie u niego lub u jego podwykonawcy, który może wpłynąć na usługę krytyczną. Warto także przećwiczyć (np. w formie scenariusza) procedurę reakcji na awarię lub wyciek danych u podwykonawcy dostawcy. Należy ustalić, kto kogo informuje, jakie działania podejmujemy i czy mamy plan awaryjny. Art. 4 ust. 1 lit. h rozporządzenia wymaga posiadania tzw. planów awaryjnych (exit planów) oraz gwarantowanych poziomów usług, które muszą spełnić podwykonawcy. Oznacza to, że ciągłość działania musi zostać zachowana nawet, gdy któryś podwykonawca zawiedzie. Na przykład dostawca ma obowiązek szybko przenieść usługę do alternatywnego podwykonawcy lub przejąć ją na siebie, tak aby klienci banku nie odczuli przerwy. Takie mechanizmy zapewnienia ciągłości również powinny być opisane i uzgodnione w łańcuchu umów.

    Kluczowe elementy umowy outsourcingowej (zgodnie z 2025/532)

    Nowe regulacje bardzo precyzyjnie wskazują, co musi znaleźć się w umowie między instytucją finansową a dostawcą ICT odnośnie podwykonawstwa. Dla kadry zarządzającej oznacza to konieczność bliskiej współpracy z działem prawnym i zakupów, aby istotne klauzule zostały dodane do nowych i istniejących kontraktów (często w formie aneksów). Poniżej podsumowujemy najważniejsze wymagane zapisy umowne wynikające z art. 4 rozporządzenia delegowanego:

    Powyższa lista jest długa, ale sprowadza się do jednego: żadna istotna kwestia związana z podwykonawstwem nie może pozostać poza umową. Zarządzający powinni zapytać swoje działy prawne, czy wszystkie te elementy są już uwzględnione w umowach z dostawcami krytycznych usług IT – a jeśli nie, to jak najszybciej podjąć działania, by to uzupełnić (np. poprzez aneksy). Regulacja dopuszcza wprowadzanie niezbędnych zmian w istniejących umowach „w odpowiednim czasie i tak szybko, jak to możliwe”. Jednak nie warto zwlekać – nadzorcy będą oczekiwać konkretów.

    Prawo wypowiedzenia umowy – bezpieczeństwo na wypadek „w”

    Nawet najlepsze środki nadzoru i klauzule umowne nie eliminują ryzyka w 100%. Instytucja finansowa musi mieć prawo do wypowiedzenia umowy z dostawcą IT jako ostateczną „bezpieczną linę”, jeśli sytuacja stanie się nie do zaakceptowania. Rozporządzenie 2025/532 w art. 6 wymienia scenariusze, w których bank powinien móc zerwać umowę z dostawcą bez czekania na długie okresy wypowiedzenia. To kluczowe uprawnienie działa jak „zawór bezpieczeństwa”, pozwalając uchronić się przed dalszym ryzykiem. Kluczowe przypadki to:

    Warto podkreślić, że te klauzule działają na korzyść instytucji finansowej. Dają one bankowi narzędzie ochrony, gdy sytuacja staje się groźna. Kadra zarządzająca powinna upewnić się, że umowy z dostawcami zawierają takie zapisy. Zresztą DORA (art. 28 ust. 7) wymaga posiadania planów wyjścia z każdej kluczowej umowy. To znaczy, że trzeba wcześniej przygotować scenariusz na wypadek konieczności szybkiego zakończenia współpracy (np. z powodu poważnych naruszeń lub upadłości dostawcy). Prawo wypowiedzenia jest integralną częścią takiego planu wyjścia. Menedżerowie powinni zadbać, by ich organizacje opracowały alternatywy (zapasowy dostawca, możliwość przeniesienia usługi wewnętrznie itp.). Ponieważ sama klauzula wypowiedzenia w umowie bez przygotowania się na jej użycie może być ryzykowna.

    Spójność w grupach kapitałowych – jednolite podejście w całej organizacji

    Jeżeli instytucja finansowa jest częścią większej grupy kapitałowej (np. międzynarodowej grupy bankowej), nowe wymogi podwykonawców ICT należy stosować spójnie w całej grupie. Art. 2 rozporządzenia stanowi, że jednostka dominująca odpowiedzialna za sprawozdawczość finansową grupy musi zapewnić jednolite wdrażanie warunków podwykonawstwa we wszystkich podmiotach finansowych grupy. W praktyce oznacza to, że polityka outsourcingu ICT powinna być ujednolicona bez względu na kraj działania spółek (Polska, inne kraje UE czy poza UE). Grupa powinna wyznaczyć minimalne standardy i procedury dotyczące zgód na podwykonawców, klauzul umownych, audytów itp.

    To szczególnie ważne, gdy grupa działa globalnie – może się okazać, że w niektórych regionach dotąd dopuszczano szersze podwykonawstwo bez takich obostrzeń. Teraz, aby spełnić wymogi DORA, centrala musi wyrównać poziom. Dotyczy to także sytuacji, gdy w ramach grupy usługi IT świadczy wewnętrzny dostawca (spółka IT należąca do grupy). Jego polityka wobec własnych podwykonawców również musi spełniać te same standardy. Zarząd grupy powinien rozesłać wytyczne do wszystkich oddziałów i spółek zależnych, narzucając jednolite zasady współpracy z dostawcami ICT. Należy także przeprowadzić szkolenia i audyty wewnętrzne, aby upewnić się, że każdy rozumie nowe obowiązki.

    Co to oznacza dla dostawców ICT?

    Wszystkie powyższe wymagania, choć formalnie skierowane do instytucji finansowych, w praktyce mocno wpływają na firmy świadczące im usługi ICT. Dla dostawców – od największych korporacji chmurowych po mniejszych fintechowych partnerów – oznacza to konieczność dostosowania się do nowych realiów współpracy. Jakie konsekwencje powinni brać pod uwagę dostawcy ICT?

    Przede wszystkim, pojawi się większa liczba i szczegółowość klauzul w umowach. Klient z sektora finansowego może przedłożyć do podpisu aneks lub nowy kontrakt zawierający wszystkie wspomniane postanowienia. Od jawnego wskazania podwykonawców, przez obowiązek uzyskania zgody na zmiany. Po prawa audytowe i prawo natychmiastowego rozwiązania umowy. Dostawcy muszą przygotować się na negocjacje tych zapisów. Ci, którzy liczyli na zachowanie pełnej kontroli nad swoim łańcuchem dostaw i niechętnie dzielili się informacjami, mogą odczuć dyskomfort. Alternatywą jest jednak utrata kontraktów, ponieważ instytucje finansowe nie będą mogły tolerować braku zgodności z DORA. Już teraz wiele banków zgłasza opór globalnych gigantów chmurowych wobec dostosowania umów. Jednak unijne regulacje są tu rygorystyczne: jeśli dostawca nie ustąpi, nadzór może uznać taką współpracę za zbyt ryzykowną.

    Po drugie, dostawcy ICT muszą usprawnić własne procesy due diligence i nadzoru nad swoimi podwykonawcami. Rozporządzenie wymaga, aby dostawca miał zdolność wyboru i oceny swoich partnerów pod kątem stabilności operacyjnej, finansowej i bezpieczeństwa. Oznacza to m.in. konieczność regularnych ocen ryzyka podwykonawców, audytów bezpieczeństwa u nich oraz monitorowania wskaźników wydajności. Dostawcy powinni zainwestować w odpowiednie zasoby (kadrowe i narzędziowe) do zarządzania swoim łańcuchem dostaw. Tak aby móc przedstawić instytucji finansowej rzetelne informacje i zapewnienia. Jeśli np. fintech korzysta z usług czterech różnych podwykonawców IT. Powinien wyznaczyć dedykowaną osobę lub zespół nadzorujący tych partnerów i współpracujący z zespołem ryzyka klienta (banku).

    Po trzecie, dostawcy muszą liczyć się z audytami i wizytacjami. Instytucja finansowa (np. bank) może zapowiedzieć kontrolę, a organ nadzoru może zażądać dostępu do informacji. I to nie tylko u samego dostawcy, ale także u jego kluczowych podwykonawców. Dostawca ICT powinien zatem uprzedzić swoich partnerów biznesowych, że takie sytuacje są możliwe. Zawrzeć z nimi odpowiednie porozumienia (np. umożliwiające audytorom banku dostęp do ich obiektów). Dzięki temu uniknie się chaosu podczas faktycznego audytu – każdy będzie wiedział, jakie ma obowiązki.

    Wreszcie, dostawcy powinni traktować nowe wymagania nie tylko jako obowiązek, ale też jako szansę. Ci, którzy proaktywnie dostosują się do DORA, zyskają przewagę konkurencyjną na rynku finansowym. Instytucje będą wolały współpracować z firmami, które gwarantują pełną przejrzystość, wysoki standard bezpieczeństwa oraz sprawne zarządzanie ciągłością działania. To buduje zaufanie. Jak zauważają komentatorzy, dobrze przygotowane instytucje finansowe i ich partnerzy mogą dzięki temu nie tylko zapewnić zgodność, ale także zwiększyć odporność operacyjną. Ograniczyć ryzyko systemowe oraz poprawić jakość współpracy na linii biznes–dostawca. Innymi słowy, spełnienie regulacji może przynieść korzyści obu stronom. Bank staje się bezpieczniejszy, a dostawca zyskuje opinię solidnego i godnego zaufania.

    Rozporządzenie Delegowane

    Jak przygotować się na nowe obowiązki – rekomendacje dla zarządzających

    Kadra zarządzająca wyższego i średniego szczebla instytucji finansowych powinna aktywnie działać, aby wdrożyć powyższe wymagania. Oto plan działania w pigułce – co warto zrobić, nawet jeśli nie znamy wszystkich szczegółów prawnych:

    Na koniec warto podkreślić pozytywny aspekt. Choć wdrożenie tych zmian może wydawać się pracochłonne, w dłuższej perspektywie zwiększy odporność firmy na wstrząsy technologiczne. Lepsza wiedza o łańcuchu dostaw ICT oznacza mniej niespodzianek. Jasne zasady z dostawcami to mniej sporów i przerzucania odpowiedzialności. Szybka reakcja na incydenty przekłada się na mniejsze straty w razie kryzysu. Regulacje wymuszają dobre praktyki, które wielu innowacyjnych menedżerów chciało wprowadzić od dawna. Teraz to nie tylko kwestia chęci, ale obowiązek – który nam wszystkim wyjdzie na dobre.

    Outsourcing ICT i nowe obowiązki wynikające z DORA

    Outsourcing ICT wspierający krytyczne lub istotne funkcje operacyjne stanowi dziś jeden z najbardziej złożonych i newralgicznych obszarów w ramach zgodności z rozporządzeniem DORA. Choć sektor finansowy korzysta z zewnętrznych dostawców IT od lat, to dopiero teraz musi objąć skutecznym nadzorem nie tylko głównego usługodawcę, ale także całą sieć podwykonawców – w tym dostawców infrastruktury, integratorów, firmy fintech czy hyperscalerów spoza UE.

    Największe wyzwania według działów compliance

    Eksperci compliance zwracają uwagę na szereg powtarzających się trudności. Jedną z nich jest brak przejrzystości i widoczności ustaleń między kolejnymi podmiotami w łańcuchu dostaw. Skomplikowana struktura relacji między usługodawcami ICT sprawia, że skuteczny nadzór nad wszystkimi uczestnikami procesu bywa ograniczony.

    Wiele instytucji finansowych zmuszonych jest do renegocjacji obowiązujących umów z dostawcami, by uwzględnić nowe wymagania regulacyjne. Często jednak spotykają się one z ograniczoną otwartością partnerów – zwłaszcza globalnych dostawców chmurowych, których przewaga negocjacyjna znacznie utrudnia osiągnięcie porozumienia.

    Problemem okazuje się również stosowanie checklistowego podejścia do due diligence, w którym odpowiedzi są powierzchowne i niepoparte rzeczywistą analizą ryzyka. W takich sytuacjach istnieje ryzyko pozornego zapewnienia zgodności bez realnej kontroli nad bezpieczeństwem i jakością usług.

    Outsourcing ICT

    Organizacje muszą również zbudować systemy wczesnego ostrzegania. Systemy, które pozwolą na szybką ocenę wpływu zmian w łańcuchu podwykonawców na ciągłość działania i profil ryzyka całej instytucji. W grupach kapitałowych działających na wielu rynkach pojawia się dodatkowo wyzwanie związane z rozbieżnościami w stosowanych politykach podwykonawstwa, zwłaszcza poza terytorium UE.

    RTS 2025/532: konkretne wymagania dla instytucji finansowych

    W odpowiedzi na te wyzwania Komisja Europejska opublikowała Rozporządzenie Delegowane 2025/532, w którym określiła techniczne standardy regulacyjne (RTS) dotyczące outsourcingu ICT i zarządzania podwykonawcami. W art. 5 ust. 1 wskazano:

    „Instytucje finansowe powinny wdrożyć ramy zarządzania ryzykiem operacyjnym, obejmujące cały łańcuch podwykonawców związanych z funkcjami ICT, niezależnie od ich lokalizacji i poziomu zależności.”

    Regulacja podkreśla, że instytucja finansowa nie może przenieść odpowiedzialności za zgodność – nawet jeśli usługi ICT są zlecane dalej. Przed podpisaniem nowej umowy (lub aneksowaniem istniejącej) konieczne jest przeprowadzenie gruntownego due diligence, które uwzględni zdolności techniczne, finansowe i bezpieczeństwa każdego podwykonawcy.

    Dodatkowo należy prowadzić dokładny rejestr wszystkich podmiotów w łańcuchu dostaw, monitorować ich działania oraz oceniać poziom ryzyka związanego z ich działalnością, zwracając uwagę na zasięg geograficzny oraz złożoność relacji. Co istotne, zgodnie z art. 6 ust. 3:

    „Instytucje nadzorowane powinny zawrzeć w umowach outsourcingowych postanowienia dotyczące prawa do audytu, wymogów sprawozdawczości oraz warunków wypowiedzenia umowy w przypadku wystąpienia ryzyka przekraczającego akceptowalne poziomy.”

    Oznacza to konieczność uwzględnienia w umowach precyzyjnych klauzul o dopuszczalności podwykonawstwa, Również obowiązku informowania o zmianach, prawie sprzeciwu oraz możliwości rozwiązania umowy.

    Dla podmiotów dominujących działających w strukturze grupy kapitałowej szczególnie ważne jest zapewnienie spójności polityk outsourcingu ICT w całej organizacji – również poza granicami UE. Oznacza to ujednolicenie zasad współpracy z dostawcami. Dodatkowo wdrażanie wspólnych procedur oraz prowadzenie szkoleń i audytów wewnętrznych w celu zagwarantowania zgodności z wymogami DORA.

    Co powinni zrobić compliance managerowie?

    Zespoły compliance muszą działać szybko i zdecydowanie. Przegląd obowiązujących polityk outsourcingowych powinien być połączony z mapowaniem całego łańcucha dostaw, identyfikacją kluczowych punktów ryzyka oraz aktualizacją zapisów umownych.

    Szczególną uwagę należy zwrócić na dostawców spoza UE, podmioty posiadające dominującą pozycję negocjacyjną oraz operatorów infrastruktury chmurowej. Odpowiednio przygotowane instytucje będą mogły nie tylko zapewnić zgodność z DORA. Także zwiększyć odporność operacyjną, ograniczyć ryzyko systemowe i poprawić jakość współpracy z zewnętrznymi usługodawcami.

    W erze coraz większej cyfryzacji i globalizacji, właściwe zarządzanie outsourcingiem ICT staje się jednym z kluczowych filarów bezpieczeństwa sektora finansowego.

    Wsparcie Wizards w zarządzaniu outsourcingiem ICT

    Zespół Wizards wspiera organizacje w ocenie ryzyk związanych z outsourcingiem ICT. W przygotowaniu zgodnych z RTS umów oraz tworzeniu mechanizmów kontroli i raportowania. Jeśli potrzebujesz praktycznego wsparcia – odezwij się.

    W dobie restrykcyjnych przepisów RODO i rosnących zagrożeń cybernetycznych polskie firmy muszą budować odporne organizacje. Kluczem jest kompleksowe podejście do ochrony danych i procesów IT. Wizards oferuje cztery zintegrowane narzędzia do RODO – Oblivio, Nocturno, Revelio i Detecto – które współdziałają w jednym ekosystemie. Dzięki temu zarząd może centralnie zarządzać retencją i anonimizacją danych oraz wykrywać informacje wrażliwe na różnych poziomach infrastruktury. Posiadanie tych rozwiązań to fundament bezpieczeństwa i zgodności firmy z prawem oraz ochrona przed dotkliwymi sankcjami za naruszenia.

    Oblivio

    Oblivio to system do retencji danych osobowych i zarządzania danymi w organizacji. Umożliwia centralne definiowanie reguł przechowywania danych (np. według okresu obowiązywania umowy lub innych kryteriów) oraz automatyczne usuwanie lub anonimizację informacji po ustaniu podstawy prawnej ich przetwarzania. Dzięki temu administracja nie musi ręcznie szukać, które rekordy należy usunąć. Przykładowo, gdy wygasa umowa z klientem lub pracownik odchodzi z firmy. Oblivio wykrywa utratę podstawy prawnej do przetwarzania i – po akceptacji opiekuna – inicjuje proces anonimizacji w powiązanych systemach (np. w CRM i systemie marketingowym), zachowując spójność danych we wszystkich bazach.

    Brak takiego narzędzia grozi pozostawieniem przetwarzanych informacji bez wymaganego usunięcia. W praktyce przedsiębiorca może nieumyślnie nadal gromadzić i udostępniać dane, do których utracił zgodę. Taka sytuacja narusza m.in. art. 17 RODO (prawo do usunięcia danych) czy art. 5 RODO (zasada minimalizacji danych). Zgodnie z art. 83 RODO niedopełnienie tych obowiązków może skutkować administracyjną karą finansową nawet do 20 mln euro lub 4% całkowitego rocznego obrotu firm.

    Nocturno

    Nocturno to aplikacja do anonimizacji danych, wykorzystująca rozbudowane słowniki i generatory pozwalające zachować charakterystykę danych produkcyjnych. Dzięki temu narzędziu można równocześnie przetwarzać duże zbiory z wielu systemów. Dodatkowo zachowując spójność między nimi nawet po masowej zamianie danych osobowych na fikcyjne. Na przykład firma IT budująca nowe środowisko testowe używa Nocturno, aby zastąpić rzeczywiste imiona, nazwiska, PESEL-e czy NIP-y pracowników i klientów ich syntetycznymi odpowiednikami – co pozwala na realistyczne testy, ale bez ryzyka wycieku prywatnych danych.

    Brak systemu do anonimizacji może skończyć się poważnym incydentem bezpieczeństwa. Jeśli niezaszyfrowane dane trafią do osób nieuprawnionych, naruszone zostaną m.in. art. 32 RODO (wymagania techniczne i organizacyjne dla bezpieczeństwa) oraz art. 5 RODO (zasada zgodności i minimalizacji przetwarzania). Dodatkowo Kodeks pracy nakłada na pracownika obowiązek dbania o dobro przedsiębiorstwa i zachowania w tajemnicy informacji mogących mu zaszkodzić (art. 100 §2 pkt 4 Kodeksu pracy). Za nieprzestrzeganie tych zasad pracodawca może wymierzyć karę dyscyplinarną (np. naganę lub karę pieniężną do wysokości średniodobowego wynagrodzenia) – a w praktyce przewinienia mogą prowadzić do odpowiedzialności także administracyjnej i cywilnej wobec firmy.

    Revelio

    Revelio to narzędzie służące do wykrywania danych osobowych i wrażliwych w udostępnionych zasobach plikowych (np. na komputerach, w poczcie e‑mail czy udostępnionych folderach). Umożliwia identyfikację dokumentów i procesów biznesowych generujących poufne pliki oraz rekomenduje ich cyfryzację. Przykładowo, Revelio można wykorzystać do przeskanowania wszystkich udziałów sieciowych pracowników w poszukiwaniu starych arkuszy z listą klientów. Dzięki temu firma dowiaduje się, które zespoły i procesy stale generują dokumenty zawierające dane wrażliwe, i może zareagować, zanim dojdzie do wycieku.

    Jeśli nie przeprowadza się takich przeglądów, istnieje ryzyko, że poufne pliki pozostaną niezabezpieczone i nieznane działowi IT. To narusza zasady RODO – np. art. 5 ust. 1 lit. a RODO (przetwarzanie zgodne z prawem, jasno określonymi celami) oraz art. 32 RODO – oraz wewnętrzne regulacje dotyczące poufności. Jednocześnie art. 100 §2 pkt 4 Kodeksu pracy nakłada na pracownika obowiązek zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Naruszenie tego obowiązku może skutkować karą porządkową (np. upomnieniem czy grzywną), a w skrajnych przypadkach odpowiedzialnością odszkodowawczą. Ponadto Prezes UODO ma prawo nałożyć za naruszenie przepisów RODO karę administracyjną (z art. 83 RODO) sięgającą nawet kilkudziesięciu milionów euro.

    Narzędzia do RODO

    Detecto

    Detecto to narzędzie do wykrywania danych osobowych oraz innych informacji wrażliwych w bazach danych. Pozwala automatycznie zeskanować hurtownie i systemy bazodanowe w poszukiwaniu wpisów zawierających np. numery PESEL, dane finansowe lub poufne. Równocześnie śledzi zmiany w strukturach baz danych, ułatwiając wytypowanie nowych obszarów wymagających anonimizacji i retencji. Przykładowo, przed wdrożeniem nowego systemu CRM dział IT korzysta z Detecto, aby sprawdzić, czy przypadkowo nie zostały w nim umieszczone stare dane klientów. Jeśli takie dane zostaną wykryte, można natychmiast zmodyfikować proces migracji lub wprowadzić dodatkowe zabezpieczenia.

    Brak monitorowania, gdzie znajdują się dane wrażliwe, tworzy „ślepą plamę” na mapie bezpieczeństwa IT. Może to zakończyć się istotnym wyciekiem – na przykład przez niewykryte błędy w migracji baz. Konsekwencją mogą być naruszenia art. 32 RODO (niewdrożenie adekwatnych środków bezpieczeństwa) oraz obowiązku zgłoszenia poważnego incydentu (ustawy o krajowym systemie cyberbezpieczeństwa). W praktyce oznacza to ryzyko kary w wysokości do 10 mln euro lub 2% obrotu przedsiębiorstwa, a przy szczególnie istotnych uchybieniach – nawet 20 mln euro lub 4% obrotu. Co więcej, Prezes UKE może nałożyć karę administracyjną (np. do 10% obrotu firmy) za niezgłoszenie poważnego incydentu ICT zgodnie z ustawą o KSC

    Podsumowanie

    Oblivio, Nocturno, Revelio i Detecto to krok w stronę pełnej odporności i zgodności firmy z prawem. Te cztery narzędzia tworzą spójny ekosystem do ochrony danych wrażliwych na wszystkich poziomach. Zachęcamy do kontaktu z eksperckim zespołem Wizards – wspólnie zadbamy, by Twój biznes nie tylko spełniał wszystkie wymagania prawa, ale przede wszystkim uniknął realnych kosztów naruszeń i kar związanych z niezgodnością.

    Digital Operational Resilience Act (DORA) to nowe unijne rozporządzenie dotyczące cyfrowej odporności operacyjnej instytucji finansowych. Jego celem jest zapewnienie stabilności operacyjnej w obliczu zagrożeń cyfrowych poprzez skuteczne zarządzanie ryzykiem ICT, obowiązkowe raportowanie incydentów oraz regularne testowanie systemów. Jak wdrożyć DORA w firmie ubezpieczeniowej?

    Rozporządzenie DORA zacznie obowiązywać 17 stycznia 2025 roku. Poprzedza je dwuletni okres dostosowawczy, który rozpoczął się w styczniu 2023. Firmy ubezpieczeniowe – podobnie jak banki, firmy inwestycyjne i inni uczestnicy sektora finansowego – muszą pilnie dostosować się do nowych przepisów. Tylko w ten sposób zachowają zgodność z prawem i zapewnią ciągłość działania.

    Czym jest rozporządzenie DORA i kogo obejmuje?

    Rozporządzenie DORA (Digital Operational Resilience Act) to inicjatywa Unii Europejskiej. Jej celem jest wzmocnienie cyberbezpieczeństwa oraz odporności operacyjnej firm z sektora finansowego.

    DORA wprowadza wspólne zasady, które zobowiązują instytucje do radzenia sobie z incydentami ICT. Oczekuje się, że będą potrafiły im zapobiegać, odpowiednio reagować oraz szybko przywracać sprawność działania.

    Regulacja obejmuje 20 typów podmiotów, w tym m.in. zakłady ubezpieczeń, pośredników ubezpieczeniowych, banki, fintechy, fundusze VC i dostawców usług płatniczych. Co ważne, DORA dotyczy także dostawców usług ICT, takich jak firmy oferujące chmurę czy outsourcing IT. Jeśli zostaną uznani za dostawców krytycznych, będą objęci bezpośrednim nadzorem.

    Dlaczego wprowadzono DORA? 

    Głównym powodem wdrożenia DORA jest rosnąca skala cyberzagrożeń oraz silne uzależnienie sektora finansowego – w tym branży ubezpieczeniowej – od technologii.

    Cyberatak następuje dziś średnio co 39 sekund. Globalne straty z cyberprzestępczości sięgają aż 5 bilionów euro rocznie. Zakłócenia cyfrowe, takie jak ransomware, awarie centrów danych czy błędy ludzkie, mogą sparaliżować kluczowe usługi finansowe – uderzając nie tylko w jedną firmę, ale też w cały rynek.

    DORA ma temu zapobiegać. Firmy ubezpieczeniowe muszą mieć plany awaryjne, skuteczne zabezpieczenia oraz procedury działania na wypadek incydentu. W efekcie zwiększa się stabilność finansowa i ochrona klientów oraz partnerów.

    Wymogi DORA dla firm ubezpieczeniowych

    DORA w sektorze ubezpieczeń narzuca szereg konkretnych obowiązków, które mają zwiększyć odporność cyfrową organizacji. Najważniejsze wymogi DORA dla firm ubezpieczeniowych można podsumować w następujących obszarach:

    Podsumowując, DORA dla sektora ubezpieczeń ustanawia wysokie standardy w zakresie zarządzania ryzykiem IT i bezpieczeństwa. Firmy ubezpieczeniowe muszą posiadać formalnie udokumentowane procedury i techniczne zabezpieczenia, które zapewnią, że nawet w obliczu poważnego ataku cybernetycznego czy awarii – kluczowe usługi dla klientów będą mogły być utrzymane lub szybko wznowione. W kolejnej części przedstawiamy, jak krok po kroku wdrożyć DORA w organizacji, aby spełnić powyższe wymagania.

    jak wdrożyć DORA w firmie ubezpieczeniowej

    Co grozi za brak zgodności z DORA?

    Nieprzestrzeganie wymogów DORA wiąże się z poważnymi konsekwencjami prawnymi i finansowymi. Regulatorzy otrzymali mocne narzędzia, aby egzekwować nowe przepisy i zniechęcać instytucje do zaniedbywania cyfrowej odporności. Oto główne skutki braku zgodności z DORA:

    Wzmocnij swoją cyfrową odporność już dziś

    Rozporządzenie DORA stanowi wyzwanie, ale i szansę dla firm ubezpieczeniowych. Z jednej strony wymaga inwestycji w systemy bezpieczeństwa, nowe procedury i szkolenia. Z drugiej – jego wdrożenie przełoży się na zwiększenie odporności cyfrowej organizacji, co w dobie powszechnych cyberzagrożeń jest bezcenne. Kadra menedżerska powinna potraktować DORA nie tylko jako obowiązek regulacyjny. Tylko jako impuls do usprawnienia zarządzania ryzykiem i unowocześnienia praktyk IT. Firmy ubezpieczeniowe, które proaktywnie podejdą do tych zmian, zyskają przewagę.

    Jeśli masz pytania lub potrzebujesz wsparcia we wdrożeniu DORA w swojej organizacji – skontaktuj się z zespołem Wizards. Nasi eksperci chętnie pomogą w przeprowadzeniu analizy luk, opracowaniu planu dostosowania oraz wdrożeniu skutecznych rozwiązań spełniających Digital Operational Resilience Act. Dzięki profesjonalnemu wsparciu Wizards proces dostosowania do DORA przebiegnie sprawniej. Twoja firma szybko odczuje korzyści płynące z podniesienia poziomu bezpieczeństwa i zgodności. Zapraszamy do kontaktu – razem zadbamy o cyfrową odporność Twojego biznesu!

    Przygotowania do audytu RODO mogą budzić obawy – czy wiemy dokładnie, gdzie przetwarzane są wszystkie dane osobowe, czy każda czynność jest udokumentowana i czy posiadamy aktualne zgody? Aby zminimalizować te wątpliwości, kluczowe jest przeprowadzenie pełnej inwentaryzacji danych i procesów przetwarzania. Obejmuje to zebranie informacji o wszystkich zasobach i procesach związanych z danymi osobowymi w firmie. Dzięki temu powstaje kompleksowy opis procesów – mapa pokazująca, co, gdzie i w jakim celu się dzieje – co jest niezbędne do wykazania zgodności z RODO. Równocześnie należy skontrolować formalne aspekty: aktualność i kompletność dokumentacji (polityk, umów powierzenia itp.), podstaw prawnych przetwarzania oraz uzyskanych zgód. Przygotowanie do audytu danych osobowych to nie tylko procedura do „odhaczenia”, ale sposób na zapewnienie zgodności z RODO w firmie i zwiększenie bezpieczeństwa przetwarzania danych.

    Kluczowe obowiązki wynikające z RODO

    Przed audytem warto przypomnieć sobie najważniejsze obowiązki administratora danych osobowych. Należą do nich m.in.:

    Jak produkty Wizards wspierają te obowiązki?

    Przygotowanie do kontroli zgodności z RODO można znacznie przyspieszyć, wykorzystując odpowiednie narzędzia. Produkty Wizards odpowiadają na kluczowe potrzeby ochrony danych osobowych:

    audytu RODO

    Checklista – „Czy jesteś gotowy na kontrolę?”

    Przed audytem warto sprawdzić, czy firma spełnia podstawowe wymogi ochrony danych. Oto punkty kontrolne do weryfikacji:

    Regularne sprawdzanie tych punktów pomoże ustrukturyzować przygotowanie do audytu danych osobowych i zniwelować ryzyko ewentualnych uchybień.

    Zadbaj o zgodność z RODO z pomocą Wizards

    Przygotowanie do audytu RODO to proces, w którym nie warto działać na oślep. Skorzystaj z doświadczenia ekspertów i nowoczesnych narzędzi do zgodności. Umów rozmowę z zespołem Wizards ds. zgodności i audytów, aby omówić potrzeby Twojej organizacji. Podczas spotkania zaprezentujemy, jak nasze produkty – Detecto, Revelio, Nocturno i Oblivio – mogą ułatwić przygotowanie do kontroli, przyspieszyć inwentaryzację danych i automatyzować procesy retencji oraz anonimizacji. Zapewnij swojej firmie pełną zgodność z RODO i spokój przed nadchodzącą kontrolą – skontaktuj się z Wizards już dziś!

    Wdrożenie DORA w instytucji finansowej wymaga zapewnienia zgodności z zasadami cyfrowej odporności operacyjnej. Rozporządzenie DORA (2022/2554) nakłada na banki i ich dostawców usług ICT obowiązek stałego zarządzania ryzykiem operacyjnym oraz cyberbezpieczeństwem. Wymogi te obejmują dokładną identyfikację i klasyfikację wszystkich zasobów ICT, takich jak serwery, aplikacje, bazy danych czy dokumenty. Instytucje muszą także dokumentować powiązania między tymi zasobami. DORA wymaga wdrożenia procedur obsługi incydentów IT – od zgłoszenia, przez analizę, aż po przywrócenie sprawności systemów. Każde poważne zdarzenie cybernetyczne musi być zgłaszane zgodnie z wytycznymi. Instytucje są również zobowiązane do regularnego testowania odporności systemów, na przykład poprzez testy penetracyjne. Kluczowe jest także egzekwowanie polityk retencji danych. Dane nie mogą być przechowywane dłużej, niż pozwala na to prawo. Każda zmiana w infrastrukturze IT powinna być rejestrowana i dostępna do audytu.

    Detecto – identyfikacja danych i zarządzanie ryzykiem

    Detecto to narzędzie automatyzujące wykrywanie i klasyfikację wrażliwych danych w systemach i dokumentach firmy. Wykorzystuje sztuczną inteligencję (OCR, NLP), aby przeskanować zasoby firmowe (pliki, bazy danych, e-mail) w poszukiwaniu danych osobowych i innych informacji wrażliwych. Dzięki temu produkt spełnia wymaganie DORA dotyczące identyfikacji wszystkich zasobów informacyjnych Detecto umożliwia m.in.:

    Dzięki tym funkcjom Detecto realnie wspiera zarządzanie ryzykiem informacyjnym. Narzędzie automatycznie tworzy katalog krytycznych danych i punktów ich przechowywania, co pozwala instytucji ocenić potencjalne zagrożenia. Dzięki temu instytucja finansowa może lepiej zaplanować działania ograniczające ryzyko ICT. Pomaga to spełnić wymogi DORA dotyczące ochrony zasobów przed dostępem lub uszkodzeniem.

    Revelio – wykrywanie nieautoryzowanych zasobów i danych

    Revelio to rozwiązanie do skanowania współdzielonych zasobów plikowych, komputerów pracowników i poczty e-mail w celu wykrycia dokumentów zawierających dane wrażliwe. Ujawnia ono “ukryte” zasoby – pliki i foldery, które zawierają dane osobowe, a nie były wcześniej uwzględnione w głównych systemach organizacji. Revelio umożliwia m.in.:

    Revelio zwiększa przejrzystość środowiska danych i pomaga wykryć nieautoryzowane zasoby informacyjne. W kontekście DORA gwarantuje, że żadne poufne informacje nie „ulegają zapomnieniu” w strukturze IT. W połączeniu z systemem Oblivio umożliwia pełne stosowanie zasad retencji – po wykryciu dokumentów z wygasłą podstawą przetwarzania, pozwala je bezpiecznie usunąć lub zanonimizować. Dzięki temu narzędzie ułatwia realizację wymogów dotyczących przechowywania i ochrony danych w instytucji finansowej.

    Wdrożenie DORA w instytucji finansowej

    Nocturno – bezpieczne środowiska testowe

    Nocturno to narzędzie do tworzenia środowisk testowych z użyciem zanonimizowanych danych produkcyjnych. Pozwala na przeprowadzanie testów cyberodporności i ciągłości działania w bezpieczny sposób, bez ryzyka ujawnienia rzeczywistych danych klientów. Nocturno wykorzystuje specjalne słowniki i generatory, które zachowują charakter danych produkcyjnych – np. zamieniają numery PESEL, NIP, daty urodzenia czy numery kont na fikcyjne, ale o zbliżonej strukturze. Kluczowe cechy Nocturno to:

    Dzięki tym funkcjom Nocturno minimalizuje ryzyko przypadkowego użycia danych osobowych w testach czy migracjach systemów. Wymagania DORA dotyczące testowania odporności zakładają, że testy przeprowadza się w bezpiecznych warunkach przy zachowaniu poufności danych. Nocturno umożliwia instytucji finansowej wykonywanie takich testów – na przykład testów awaryjnego przywracania czy symulacji ataków – bez udostępniania wrażliwych informacji o klientach.

    Oblivio – zarządzanie cyklem życia danych

    Oblivio to narzędzie do centralnego zarządzania retencją i anonimizacją danych osobowych w całej organizacji. System pozwala ustalić, jak długo można przechowywać dane – np. zgody lub umowy. Po upływie tego czasu automatycznie czyści bazę. Działa w pełnej integracji z innymi systemami IT. Gdy wygasa podstawa prawna przetwarzania, uruchamia proces anonimizacji lub usunięcia danych. Główne funkcje Oblivio to:

    Oblivio pomaga spełnić wymogi DORA dotyczące cyklu życia danych i rozliczalności. Automatyzacja procesu retencji zmniejsza ryzyko błędów i zapewnia, że wrażliwe dane nie zostaną przechowane bez podstawy prawnej. Szczegółowe logi pokazują, że polityka zarządzania danymi jest przestrzegana. To ważne podczas audytów i oceny zgodności z DORA.

    Podsumowanie

    Wdrożenie DORA w instytucji finansowej opiera się na synergii nowoczesnych narzędzi do zarządzania danymi i bezpieczeństwem. Detecto i Revelio automatycznie wykrywają i klasyfikują dane w systemach oraz dokumentach. Dzięki temu pomagają spełnić wymogi DORA związane z inwentaryzacją i ochroną zasobów. Nocturno umożliwia bezpieczne testowanie systemów na anonimowych danych, spełniając założenia o ochronie poufnych informacji podczas testów. Oblivio natomiast zarządza cyklem życia danych – automatyzując retencję, usuwanie i audyt operacji – co wspiera rozliczalność i zgodność z regulacjami. Stosując razem narzędzia Wizards, instytucje finansowe i dostawcy ICT spełniają wymagania DORA. Jednocześnie zwiększają odporność operacyjną i są lepiej przygotowani na incydenty cybernetyczne.

    Współczesne firmy toną w danych. Ich ilość rośnie błyskawicznie. Według raportu AIIM, za dwa lata organizacje mogą przetwarzać nawet 4,5 razy więcej informacji niż dziś. Aż 92% firm przyznaje, że musi zmienić strategię zarządzania informacją. Powód? Kluczowe dane i dokumenty są rozproszone w różnych lokalizacjach. „Gdzie są dane w firmie?” – to pytanie zadaje sobie niejedna firma, zwłaszcza przed audytem RODO. Bez nowoczesnych narzędzi pojęcie porządkowania danych firmowych staje się abstrakcyjne, a kontrola nad informacjami – prawdziwym koszmarem. Brak jasnego przeglądu danych to nie tylko marnotrawstwo czasu (setki plików i folderów do ręcznego przejrzenia), ale też rosnące ryzyko chaosu i sankcji prawnych.

    W praktyce oznacza to m.in. zachowanie plików z osobowymi danymi pracowników i klientów w zapomnianych folderach czy e-mailach, co naraża firmę na kary za naruszenie RODO. Ponadto dane cyfrowe bywają fragmentaryczne: faktury i dokumenty biznesowe często wprowadzane są do systemów bez odpowiedniego odnośnika do powiązanych informacji. Analiza pokazuje, że półki z fakturami nie mogą stać „luzem”. Kluczowe dane, takie jak nazwisko klienta, NIP czy kwota, trzeba skanować i powiązać z systemem. Gdy dokumenty nie są zsynchronizowane, powstaje chaos. Trudno je odnaleźć, a pracownicy tracą czas, szukając potrzebnych informacji.

    Szukanie danych osobowych często przypomina szukanie igły w stogu siana. Działy HR i IT muszą ręcznie przeszukiwać bazy i pliki. Łatwo wtedy pominąć ważne informacje. Bez wsparcia technologii pytanie „gdzie są nasze dane?” staje się tylko retoryczne. Praca działów compliance to wtedy ciągły stres i obawa przed audytem.

    Oblivio – kompleksowe rozwiązanie porządkujące dane

    Jak przerwać ten niebezpieczny scenariusz? Odpowiedzią jest Oblivio – narzędzie do retencji danych osobowych i zarządzania informacją w organizacji. To gotowe, „wbudowane” narzędzie, które obejmuje wszystkie systemy firmy przetwarzające dane osobowe. Innymi słowy, Oblivio działa jak inteligentne narzędzie do lokalizacji danych – skanuje foldery, bazy i chmury, aby zidentyfikować, które dane wrażliwe i na jakich podstawach prawnych są przechowywane. Dzięki integracji z systemem Detecto można łatwo wyszukać wrażliwe informacje we wszystkich źródłach i bazach danych firmy.

    Działając jak centralny menedżer retencji, Oblivio upraszcza przestrzeganie prawa do usunięcia danych. Dzięki Oblivio organizacje mogą ustalić jasne zasady retencji. System pozwala zdefiniować, jak długo przechowywać dokumenty, takie jak umowy czy akta pracownicze, i przypisać do nich podstawy prawne. Po upływie terminu Oblivio automatycznie usuwa lub anonimizuje dane. Działa to zgodnie z RODO. Każda operacja – skanowanie, anonimizacja, usunięcie – jest zapisywana w logach. Działy IT i compliance zyskują pełną kontrolę nad danymi i ich historią.

    narzędzie do retencji

    Jak działa Oblivio?

    Oblivio oferuje automatyczne skanowanie plików i zasobów IT w poszukiwaniu danych osobowych. Można skonfigurować je do przeglądania wybranych lokalizacji, np. folderów sieciowych i serwerów plików (w tym SharePoint), bibliotek w chmurze (OneDrive, Google Drive itp.), relacyjnych baz danych czy skrzynek e-mail. System analizuje dokumenty (nawet zeskanowane) za pomocą OCR oraz zaawansowanych algorytmów przetwarzania języka, podobnie jak narzędzie Detecto. Dzięki temu wykryje nawet ukryte wzorce – np. numer PESEL lub dane kontaktowe wpisane w nietypowym miejscu.

    Proces działania Oblivio przebiega zwykle trzystopniowo. Najpierw identyfikuje miejsca występowania danych osobowych i ustala ich podstawę prawną. System określa relacje między bazami, aby dane były spójne w różnych miejscach. Następnie decyduje, jak dane mają zostać zanonimizowane lub usunięte. Na końcu konfiguruje się reguły retencji – ustala się czas przechowywania oraz podstawy prawne przetwarzania. System odpowiada też na pytania opiekunów biznesowych, np. jak długo można trzymać dane i na jakiej podstawie. Reguły są elastyczne, aby oddawać rzeczywiste procesy w firmie – przy czym można je w każdej chwili modyfikować.

    Dzięki temu firma zyskuje pełną widoczność nad swoimi zasobami. Oblivio centralizuje dane firmowe, automatycznie kategoryzuje dokumenty. Pliki według typu (np. faktura, CV, umowa, dokument medyczny), a w efekcie eliminuje ręczne porządki w plikach. Przykładowo, zamiast przeglądać dziesiątki folderów sieciowych, administrator jednego kliknięciem uzyskuje listę wszystkich dokumentów zawierających dane osobowe (np. PESEL, e-mail czy numer telefonu). Można też tworzyć automatyczne raporty – system sam śledzi, gdzie i jakie dane zalegają w firmie.

    Kto skorzysta?

    Oblivio sprawdzi się w każdej organizacji przetwarzającej dane osobowe, szczególnie w sektorach generujących duże wolumeny informacji i podlegających surowym regulacjom RODO. Przykładowe grupy odbiorców to:

    Niezależnie od branży, każdy podmiot dla którego zgodność z RODO i porządkowanie danych firmowych są priorytetem, zyska na rozwiązaniu takim jak Oblivio

    Co zyskujesz wdrażając Oblivio?

    Wdrożenie Oblivio przynosi firmie wymierne korzyści:

    Przykładowy scenariusz użycia Oblivio

    Wyobraź sobie firmę z systemem sprzedażowym A oraz marketingowym B, które zawierają dane tych samych klientów. Gdy umowa przetwarzania w systemie A wygaśnie, Oblivio natychmiast wykrywa brak podstawy prawnej do dalszego przechowywania danych w obu systemach. Po upływie skonfigurowanego okresu retencji (np. 30 dni) rozpoczyna się proces anonimizacji. System pyta opiekuna systemu, czy usunąć dane – a po jego akceptacji generuje fikcyjną postać i zastępuje nią dane klienta w A i B. Wynik: w obu aplikacjach dane klienta zostają bezpowrotnie usunięte (zastąpione pseudodanymi), co zapewnia zgodność z RODO. Bez Oblivio każdorazowe stwierdzenie wygaśnięcia umowy i usunięcie danych musiałoby być wykonywane ręcznie przez pracowników działu IT – co trwałoby dni i narażałoby firmę na błędy.

    Skontaktuj się z zespołem Wizards

    Oblivio to system, który przejmuje nadzór nad Twoimi danymi. Dzięki niemu zapanujesz nad rozproszonymi zasobami informacji, zminimalizujesz ryzyko kar RODO i wprowadzisz porządek w środowisku IT. Gotowy uporządkować dane firmowe? Umów się na rozmowę z zespołem Wizards już dziś, aby poznać szczegóły wdrożenia.

    Wiele firm nadal boryka się z problemem braku nadzoru nad aplikacjami i systemami poza standardowymi godzinami pracy. Wyobraźmy sobie sytuację, że kluczowy serwis internetowy przestaje działać o 2 w nocy – w biurze nikogo nie ma, a alert pojawia się dopiero nad ranem. Taki brak nocnego nadzoru (monitoring systemów) to poważne zagrożenie: niezamierzone opóźnienia przywracania usług mogą skutkować utratą przychodów, niezadowoleniem klientów i pogorszeniem reputacji. W dobie ciągłej dostępności i rozproszonej architektury baza danych jest sercem niemal każdej aplikacji i systemu biznesowego, dlatego nawet chwilowe przerwy w nocnej obsłudze mogą mieć duże konsekwencje.

    Brak skutecznych narzędzi do nocnych alertów IT oznacza, że wiele potencjalnie krytycznych zdarzeń pozostaje niezauważonych. Tradycyjne systemy monitorowania aplikacji po godzinach często generują zbyt dużo fałszywych alarmów lub wręcz przeciwnie – zostają wyciszone na noc, co sprawia, że realne problemy wychodzą na jaw dopiero w ciągu dnia. Brak nocnej obserwowalności usług poza godzinami pracy prowadzi do opóźnień w wykrywaniu awarii i wydłużenia czasu przywracania. W rezultacie zespoły on-call są bardziej zestresowane, a firmowe SLA (umowy o poziomie usług) znajdują się na granicy wytrzymałości.

    Dlaczego standardowy monitoring systemów zawodzi?

    Nocna obserwowalność (ang. night observability) to zdolność systemów IT do informowania o swoim stanie o każdej porze, również w nocy. Oznacza to stałe monitorowanie aplikacji poza godzinami pracy. W przypadku awarii lub nieprawidłowości, zespoły techniczne otrzymują natychmiastowe powiadomienia. Wymaga to inteligentnej analizy danych telemetrycznych, takich jak metryki, logi i ślady. Kluczowe jest też filtrowanie szumu informacyjnego – tak, aby trafiały tylko istotne alerty nocne.

    Niestety, tradycyjne rozwiązania monitorujące często zawodzą właśnie wtedy, gdy są potrzebne najbardziej. Ustawiane ręcznie progi i reguły potrafią generować lawinę nieprecyzyjnych powiadomień (tzw. alert fatigue), szczególnie w nocy, gdy obciążenie systemów jest inne niż w ciągu dnia. Zmusza to zespoły do czasowego wyciszania alarmów, co otwiera okno czasowe na poważne problemy. W połączeniu z oczekiwaniami użytkowników dostępu 24/7, brak skutecznego nocnego monitoringu systemów staje się krytycznym słabym punktem operacyjnym.

    Nocturno – rozwiązanie dla nocnego monitoringu systemów IT

    Nocturno to specjalistyczne narzędzie stworzone z myślą o monitorowaniu infrastruktury 24/7 i nadzorze usług poza standardowymi godzinami pracy. Zostało zaprojektowane tak, aby wzmocnić możliwości firm w identyfikowaniu problemów w trybie ciągłym – niezależnie od tego, czy jest dzień czy noc. Na etapie przygotowania Nocturno uwzględniono integrację z istniejącym stosem IT: system bezproblemowo łączy się z popularnymi platformami monitoringu (np. Prometheus, Grafana, Zabbix itp.) i źródłami logów, agregując dane w czasie rzeczywistym.

    monitoring systemów

    Nocturno oferuje elastyczne powiadomienia dopasowane do sytuacji awaryjnych. Zamiast ograniczać się do e-maili, system wysyła alerty przez Slack, SMS i webhooki do zewnętrznych narzędzi, takich jak komunikatory czy systemy ticketowe. Dzięki temu odpowiednie osoby dowiadują się o incydencie natychmiast – niezależnie od tego, czy pracują, czy śpią. Użytkownik może łatwo ustawić reguły powiadomień przez intuicyjny panel. Możliwe jest tworzenie precyzyjnych scenariuszy, takich jak wyłączanie zasobów nocą lub automatyczna eskalacja do kolejnych osób.

    Warto podkreślić, że Nocturno jest częścią ekosystemu produktowego Wizards – jak zauważa dokumentacja, „Nocturno integruje się z innym naszym produktem – Detecto”. Choć Detecto służy głównie do wyszukiwania wrażliwych danych, ten fakt podkreśla zdolność Nocturno do integracji z innymi rozwiązaniami, co świadczy o elastyczności narzędzia i łatwości łączenia się z różnymi systemami IT.

    Jak to działa: kluczowe funkcjonalności Nocturno

    Zaawansowana analiza metryk i logów: Nocturno zbiera dane w czasie rzeczywistym z całej infrastruktury IT (serwery, bazy danych, usługi sieciowe) i stosuje inteligentne algorytmy (w tym uczenie maszynowe) do wykrywania anomalii. Dzięki temu w porę wychwytuje nietypowe wzorce, na przykład gwałtowny wzrost błędów, bez konieczności ręcznego podnoszenia progów alarmowych.

    Dynamiczne progi i detekcja trendów: system samodzielnie dopasowuje wartości graniczne do naturalnych wahań obciążenia – unika błędnych alarmów w godzinach szczytu i wykrywa subtelne problemy, kiedy ruch jest niewielki. W praktyce oznacza to mniej fałszywych powiadomień i skuteczniejszą obserwowalność usług poza godzinami pracy.

    Elastyczne reguły alertów: administratorzy mogą definiować wielowymiarowe warunki generujące powiadomienia. Na przykład: „jeśli latency rośnie o więcej niż 30% w ciągu 10 minut i liczba zgłoszeń błędów przekracza X, zgłoś alert”. Takie podejście pozwala łączyć różne metryki i znacznie precyzyjniej wychwytywać krytyczne problemy.

    Automatyczne eskalacje i harmonogramy dyżurów: Nocturno obsługuje rozbudowane scenariusze reagowania. Jeśli określone alerty nie zostaną potwierdzone przez pierwszą osobę na dyżurze, system automatycznie przesyła powiadomienie dalej (np. do szefa zespołu, kolegium operacyjnego lub na numer telefonu komórkowego odpowiedzialnego inżyniera). Pozwala to zachować ciągłość reakcji 24/7.

    Integracja z narzędziami komunikacji: oprócz Slacka i SMS-ów Nocturno potrafi wysyłać alerty do dowolnej usługi obsługującej webhooki (np. system JIRA, Microsoft Teams, aplikacje typu PagerDuty itp.). Dzięki temu jest możliwa płynna współpraca z już działającymi procesami firmy.

    Kto najbardziej skorzysta z Nocturno?

    Nocturno jest szczególnie przydatne dla firm, które pracują w trybie 24/7 lub mają klientów aktywnych poza zwykłymi godzinami pracy. W praktyce rozwiązanie to zainteresuje przede wszystkim:

    Wszystkie te firmy mają wspólny mianownik: wymagają monitorowania infrastruktury 24/7 (monitoring systemów) z niemal natychmiastową reakcją na incydenty. Dla nich wdrożenie Nocturno oznacza znaczący wzrost jakości operacji IT i spokój ducha – wiedzą, że system nadzorujący pracuje bez przerwy.

    Co zyskujesz wdrażając Nocturno?

    Wdrożenie nocnego monitoringu Nocturno przynosi firmie wymierne korzyści:

    Przykładowy scenariusz użycia

    Wyobraź sobie, że Twoja firma e-commerce działa 24/7. Gdy o 3 w nocy padnie moduł płatności, bez odpowiedniego narzędzia reakcja może się opóźnić. Problem zostanie zauważony dopiero rano, a naprawa ruszy z opóźnieniem. W tym czasie klienci próbują płacić bez skutku, co psuje sprzedaż i wizerunek firmy.

    Z drugiej strony, gdy firma wdroży Nocturno, sytuacja wygląda zupełnie inaczej. W scenariuszu wdrożeniowym Nocturno natychmiast wykrywa awarię, np. wzrost błędnych transakcji w module płatności. System od razu wysyła nocny alert do zespołu on-call. Powiadomienie trafia jednocześnie na grupę Slack i na telefon mobilny odpowiedzialnego inżyniera. Już po kilku minutach ktoś analizuje problem i blokuje wadliwy serwis, a równolegle uruchamiany jest awaryjny tryb pracy. Dzięki temu sklep działa z minimalną przerwą, a duże potencjalne straty są unikane.

    Różnica jest jasna. Bez Nocturno system działa po omacku, a ryzyko przestoju spada na barki zespołu on-call. Z Nocturno właściwe osoby są automatycznie alarmowane i mogą szybko reagować. System przejmuje większość pracy za Ciebie.

    Podsumowanie i wezwanie do działania

    Nocny monitoring systemów to dziś konieczność dla firm, które chcą działać bez przerw. Nocturno od Wizards automatyzuje wykrywanie i reakcję na incydenty o każdej porze. Dzięki temu oszczędzasz czas, zmniejszasz stres zespołu i masz pewność, że infrastruktura działa stabilnie – nawet wtedy, gdy Ty śpisz.

    Chcesz zabezpieczyć swoją firmę przed skutkami nocnych awarii? Skontaktuj się z zespołem Wizards i umów się na rozmowę. Sprawdź, jak Nocturno (monitoring systemów) może wspierać Twoje usługi i podnieść niezawodność infrastruktury – niezależnie od pory dnia.

    Każdy menedżer HR zna ten scenariusz: pracownik składa wniosek o dostęp do swoich danych, a informacje są porozrzucane w różnych działach i systemach. W tym czasie dyrektor IT zastanawia się, czy poufne dane nie zalegają w niezabezpieczonych miejscach, szczególnie przy pracy zdalnej. Takie wyzwania to codzienność nowoczesnych organizacji.

    Zarządzanie danymi osobowymi

    Liderzy transformacji cyfrowej oraz menedżerowie HR szukają sposobu, by pogodzić ochronę danych osobowych z efektywnością procesów biznesowych, a jednocześnie budować zaufanie wśród pracowników. Tu właśnie pojawia się Revelio – rozwiązanie, które niczym cyfrowy strażnik pomaga zapanować nad danymi w firmie.

    Rozproszone dane, realne ryzyko

    Dlaczego zarządzanie danymi jest tak trudne? Dane osobowe pracowników, klientów i pacjentów pojawiają się wszędzie — w CV, umowach, fakturach, dokumentacji medycznej, notatkach służbowych i aktach urzędowych.W dobie cyfrowej transformacji firmy gromadzą ogromne ilości informacji, ale często brakuje im narzędzi, by nad nimi zapanować. Skutki? Trudności w spełnieniu wymogów RODO, czasochłonne wyszukiwanie danych na żądanie, ryzyko wycieku wrażliwych informacji oraz malejące zaufanie pracowników do tego, czy ich prywatność jest w firmie szanowana.

    Revelio na straży danych i procesów

    Revelio wspiera firmy w odnajdywaniu, ochronie i zarządzaniu danymi osobowymi. Dzięki niemu wszystkie informacje o pracownikach, klientach i pacjentach pozostają pod kontrolą — od momentu pozyskania, przez przechowywanie, aż po bezpieczne usunięcie. Platforma automatycznie mapuje dane w systemach firmy, umożliwia ich anonimizację, pilnuje zasad retencji i wykrywa wrażliwe informacje ukryte w dokumentach. Wszystko działa w tle, pozwalając pracownikom skupić się na właściwej pracy, bez potrzeby ręcznego przeszukiwania plików.

    Brzmi abstrakcyjnie? Przyjrzyjmy się konkretnym przykładom użycia Revelio w typowej firmie.

    Revelio w akcji – typowe scenariusze

    Przed audytem RODO: Wyobraźmy sobie dział HR w średniej firmie, który szykuje się do audytu zgodności z przepisami. Menedżer HR, mając do dyspozycji Revelio, jednym kliknięciem tworzy mapę wszystkich danych osobowych w organizacji. Na interaktywnej wizualizacji widzi, gdzie przechowywane są np. kopie dokumentów kandydatów do pracy, umowy z pracownikami czy archiwalne listy płac. Odkrywa przy tym, że w kilku miejscach zalegają stare pliki z informacjami o osobach, które dawno opuściły firmę. Dzięki Revelio może od razu oznaczyć je do usunięcia zgodnie z polityką retencji. Tym samym firma unika
    potencjalnych kar, a dział HR zyskuje pewność, że jest przygotowany do audytu.

    Bezpieczna praca zdalna: W tym samym czasie zespół IT korzysta z modułu Revelio monitorującego występowanie wrażliwych danych. Załóżmy, że jeden z pracowników zdalnych przypadkowo zapisuje na prywatnym dysku chmurowym dokument zawierający dane klientów. Revelio natychmiast wykrywa ten plik dzięki analizie treści i oznacza go jako zawierający dane osobowe. Administrator otrzymuje alert i może szybko zareagować – plik zostaje przeniesiony w bezpieczne miejsce, a pracownik dostaje wskazówki, jak właściwie przechowywać firmowe informacje. Dzięki temu potencjalny wyciek zostaje powstrzymany, zanim jeszcze do niego doszło, a firma zachowuje kontrolę nad danymi nawet poza biurem.

    Zarządzanie danymi osobowymi

    Dane do analizy, bez ryzyka: Z kolei dział analiz biznesowych potrzebuje skorzystać z danych z działu HR do przygotowania raportu o zatrudnieniu. Informacje te zawierają jednak szczegółowe dane osobowe pracowników. Zamiast przekazywać surowe dane, specjaliści korzystają z funkcji anonimizacji Revelio. W kilka chwil narzędzie tworzy kopię bazy, w której imiona, adresy i numery PESEL zostały zastąpione anonimowymi identyfikatorami. Zespół analiz może bez obaw pracować na takich zanonimizowanych danych, mając pewność, że prywatność osób pozostała nienaruszona. Co więcej, jeśli wyniki raportu trafią do szerszego grona, firma nie musi się martwić o ujawnienie poufnych informacji.

    Każda z tych sytuacji pokazuje, że Revelio nie tylko rozwiązuje konkretne problemy z danymi, ale też pozytywnie wpływa na całą organizację. Pracownicy działu HR mogą skupić się na ludziach zamiast na uciążliwej administracji, a specjaliści IT zyskują spokój ducha. Co ważne, zatrudnieni czują, że ich prywatność jest dla firmy priorytetem. To wszystko przekłada się na większe zaufanie i zaangażowanie zespołu oraz lepszą kulturę pracy.

    W każdej branży i w każdym środowisku

    Ochrona danych osobowych to wyzwanie w każdej branży — od HR, przez finanse i medycynę, po IT i administrację publiczną. Niezależnie od modelu pracy — stacjonarnego, zdalnego czy hybrydowego — rozproszone informacje i rosnące wymagania prawne stawiają firmy przed podobnymi problemami. W takich realiach Revelio staje się kluczowym wsparciem. Jego uniwersalność i skalowalność pozwalają wspierać zarówno małe zespoły HR, jak i globalne korporacje finansowe czy placówki medyczne. Revelio pomaga budować kulturę bezpieczeństwa i zaufania, niezależnie od wielkości organizacji.

    Dla menedżerów HR i liderów cyfrowej transformacji Revelio to inwestycja w pewność i spokój. To narzędzie, które łączy technologię z troską o ludzi i wyznacza nowy standard zarządzania danymi w firmie.