Zarządzanie i przechowywanie danych osobowych w firmie
W świecie cyfryzacji dane osobowe stały się równie cenne co złoto. Firmy każdej wielkości gromadzą informacje na temat swoich klientów, partnerów oraz pracowników, stając przed wyzwaniami związanymi z ich odpowiednim przechowywaniem i zabezpieczaniem. Jak zatem zagwarantować bezpieczeństwo tych wartościowych danych? Sprawdź nasze rekomendacje. Zarządzanie i przechowywanie danych może być proste.
Kiedy przetwarzamy dane osobowe?
Każdego dnia w miejscu pracy, często nie zdając sobie z tego sprawy, przetwarzamy dane osobowe. Przykładem jest wprowadzanie informacji klienta do systemu CRM podczas zawierania umowy czy rejestracji nowego zlecenia. Takie dane mogą obejmować imię i nazwisko, adres, numer telefonu czy adres e-mail. Inna codzienna praktyka to udostępnianie danych w e-mailach – kiedy przesyłamy koleżance czy koledze z pracy listę uczestników nadchodzącego szkolenia lub raport zawierający wyniki ankiety wśród klientów, niejako automatycznie dzielimy się danymi osobowymi.
Procesy takie jak weryfikacja tożsamości są ważne. Chodzi o weryfikację pracownika przy rezerwacji podróży. Aktualizacja danych kontaktowych też jest istotna. Dotyczy to danych w systemie HR. Skanowanie wizytówek jest kolejnym przykładem. Te zdobywane są podczas konferencji. Są przetwarzane do elektronicznej bazy kontaktów. W tych momentach trzeba być ostrożnym. Kluczowe jest rozumienie charakteru danych. Trzeba też zachować standardy ich ochrony.
Gdzie znajdę dane osobowe?
Na firmowym laptopie gromadzimy mnóstwo informacji, począwszy od korespondencji e-mailowej, a kończąc na kluczowych dokumentach. Nierzadko, nawet nie zdając sobie z tego sprawy, przechowujemy w nich wrażliwe dane – niech przykładem będzie arkusz kalkulacyjny z kontaktami klientów czy roczne zestawienie wynagrodzeń pracowników.
Chociaż chmury obliczeniowe, takie jak Dropbox czy Google Drive, upraszczają przechowywanie i udostępnianie plików, niosą ze sobą pewne zagrożenia. Pomimo dostępnych zaawansowanych opcji zabezpieczeń, zdarza się, że użytkownicy nie przywiązują wagi do mocnych haseł do swoich kont. Również smartfony, które stały się niezbędnym narzędziem w pracy, są źródłem ogromnej ilości danych – od wiadomości e-mail po specjalistyczne aplikacje firmowe.
Jak łatwo udostępnić dane osobowe?
Nie każdy wyciek danych to wynik działania złych intencji. W rzeczywistości błędy ludzkie są jednym z głównych sprawców nieautoryzowanego udostępniania informacji. Wyobraźmy sobie sytuację, gdy przez pomyłkę wysyłamy e-mail z ważnym załącznikiem do osoby, która nigdy nie powinna go zobaczyć. Albo gdy przez nieuwagę udostępniamy wewnętrzny dokument firmowy wszystkim pracownikom, zamiast ograniczonej grupie. Takie zaniedbania mogą prowadzić do poważnych konsekwencji, zarówno dla firmy, jak i dla osób, których dane zostały ujawnione.
Istnieją mniej oczywiste, ryzykowne sytuacje. Mogą prowadzić do utraty danych. Korzystanie z otwartych sieci Wi-Fi jest ryzykowne. Sieci w kawiarniach czy na lotniskach są wygodne. Jednak niosą ryzyko. Ataki hakerskie, podsłuchy czy próby włamania do naszego urządzenia są znacznie bardziej prawdopodobne w takich miejscach. Nawet jedno nieostrożne połączenie może stać się przyczyną kradzieży cennych informacji.
Skontaktuj się z nami
Stając wobec ciągłych wyzwań związanych z ochroną i zarządzaniem danymi osobowymi, znaleźliśmy odpowiedź w produkcie firmy Wizards – Oblivio. Dla nas to nie tylko zaawansowane narzędzie, ale przede wszystkim gwarant bezpieczeństwa naszych danych. Oblivio doskonale integruje się z wieloma systemami w naszej organizacji, czyniąc proces przetwarzania danych prostszym i bardziej efektywnym.
W świecie informacja to cenny zasób. Dzięki Oblivio czujemy się bezpieczni. Zapewnia zarządzanie i zabezpieczenie danych. Skala działalności nie ma znaczenia. Oblivio dostarcza odpowiednie narzędzia. Są one dostosowane do naszych potrzeb. Gwarantują najwyższy standard bezpieczeństwa.
Zamiast nieustannie martwić się o bezpieczeństwo i zgodność z przepisami, postawiliśmy na sprawdzone rozwiązanie oferowane przez firmę Wizards. Dzięki Oblivio mamy pewność, że dane naszych klientów, współpracowników i partnerów są chronione w najlepszy możliwy sposób.