Narzędzie do zarządzania retencją danych osobowych
Dowiedz się więcej na temat naszych produktów. Zobacz nasz blog
Narzędzie do zarządzania retencją danych osobowych, w tym automatycznym i zintegrowanym usuwaniem danych w wielu systemach jednocześnie przy zachowaniu spójności danych pomiędzy systemami.
- Zapewnia zgodność z regulacjami ochrony danych osobowych — pozwala redukować ryzyka niezgodności i konsekwencje prawne naruszeń zasad przetwarzania danych
- Wspiera spójne zarządzanie usuwaniem danych w wielu systemach informatycznych oraz procesach przetwarzania danych osobowych z różnymi podstawami prawnymi i okresami retencji
- Eliminuje ryzykowne, ręczne i nieskuteczne procesy usuwania danych przez personel, które generują błędy i incydenty integralności danych
- Wspiera skuteczną i kompleksową realizację praw podmiotów danych (żądania usunięcia) spójnie we wszystkich systemach
- Zapewnia rejestrowanie wszystkich operacji, gwarantując pełną rozliczalność i audytowalność wraz z dowodami
- Zapobiega nieprawidłowemu lub nadmiarowemu usuwaniu danych
Dla kogo?
Oblivio to rozwiązanie dla:
Każdej firmy, która:
- Ma przynajmniej 1 system, w którym przechowuje i przetwarza dane osobowe.
- Jest świadoma aktualnych wyzwań związanych z przetwarzaniem danych osobowych, ale nie ma jeszcze wypracowanego rozwiązania.
- Korzysta z wielu różnych podstaw prawnych do przetwarzania danych osobowych.
WAŻNE
Oblivio integruje się innym naszym produktem - Detecto, dzięki któremu z dużą łatwością można wyszukać w różnych systemach i bazach danych wrażliwe dane.
Jak to działa?
Stan początkowy
Oblivio - system do retencji i anonimizacji danych
Dwa osobne systemy biznesowe, zawierające dane osobowe Klienta
(mogą być różne w różnych systemach):
System A - system sprzedażowy
System B - system marketingowy
Wygasa umowa przetwarzania
W systemie A wygasa podstawa przetwarzania danych osobowych.
Oblivio na podstawie skonfigurowanych reguł retencji wykrywa, że zniknęła podstawa prawna do przetwarzania danych w systemie A i systemie B.
Rozpoczęcie procesu anonimizacji
Po upłynięciu okresu retencji, rozpoczynany jest proces anonimizacji.
Opiekun systemu jest proszony o akceptację retencji (ten krok może być pominięty i jest w pełni konfigurowalny), jeśli wyrazi na to zgodę, Oblivio generuje fikcyjną osobę i dokonuje anonimizacji w Systemach A i B.
Stan wyjściowy
Dane Klienta zostały zanonimizowane w Systemie A i B.
Proces wdrożenia
1
Identyfikacja danych osobowych w systemach
Na tym etapie identyfikujemy występowanie danych osobowych w systemach Klienta.
Określamy także, na jakiej podstawie prawnej zestawy danych osobowych są przetwarzane.
UWAGA Proces może zostać wsparty przez nasz trzeci produkt - Detecto, który automatycznie wykrywa dane osobowe oraz inne dane wrażliwe w bazach danych.
2
Analiza danych
Na podstawie wskazanych danych określane są w kolejnym kroku lokacje danych i sposób anonimizacji.
Brane są przy tym pod uwagę relacje pomiędzy systemami tak, aby anonimizacja zachowała spójność danych we wszystkich systemach.
3
Określenie reguł retencji
W kolejnym kroku określane są reguły retencji dla systemów. Konfigurowane są także odpowiedzi na pytania opiekuna biznesowego odpowiadającego za dane osobowe w danym systemie o podstawę przetwarzania danych przez system oraz okres retencji.
UWAGA Reguły są elastyczne i pozwalają odzwierciedlić prawdziwe procesy.
Chcesz wdrożyć narzędzia do anonimizacji i/lub retencji wrażliwych danych?
Umów się na rozmowęCase Studies
Firma z branży telekomunikacyjnej
Firma przetwarza dane osobowe i przechowuje je w różnych systemach informatycznych — zarówno w bazach danych, jak i w plikach, które mogą być przechowywane w chmurze, na komputerach osobistych lub w poczcie e-mail. Dla wielu z tych danych upłynął już okres retencji, a więc czas, przez który firma może legalnie je przetwarzać. Dlatego organizacja zadała sobie kluczowe pytanie:
Ile danych klientów przechowujemy dalej, pomimo że minął dozwolony okres przetwarzania?
OBLIVIO wygenerowało listę ponad 300 tys. osób, których dane powinny zostać usunięte z zasobów firmy ze względu na zakończenie okresu retencji.
OBLIVIO pozwala sprawdzić, ile danych osobowych jest przetwarzanych zgodnie z prawem we wszystkich systemach oraz efektywnie zarządzać politykami retencji w czasie rzeczywistym.