Detecto – automatyzacja przetwarzaniadokumentów

Wyobraź sobie, że jesteś szefem działu compliance w dużej firmie. Zbliża się audyt RODO, a Ty musisz szybko wskazać, gdzie w firmie są dane osobowe. Dzwonisz do działu HR i IT, przeglądasz setki plików. Sterty skanów i e-maili spływają z różnych działów – stres rośnie, czas ucieka. Wystarczy drobne przeoczenie (np. arkusz z danymi lub umowa z PESEL ukryta w załączniku), by audyt skończył się problemami.

Brzmi znajomo? Dla wielu organizacji to codzienność. Ręczne przeszukiwanie dokumentów i baz danych w poszukiwaniu wrażliwych informacji jest nie tylko żmudne, ale i ryzykowne – łatwo coś pominąć. Na szczęście są narzędzia, które mogą odwrócić ten scenariusz. Jednym z nich jest Detecto od Wizards.io – narzędzie do automatycznej pracy z dokumentami, które wykrywa dane osobowe. Dzięki niemu firmy uwalniają się od „papierowego” koszmaru i zachowują pełną zgodność z RODO.

Gdy dokumentów jest zbyt wiele, by przeglądać je
ręcznie

We współczesnej firmie dane osobowe kryją się wszędzie: w umowach, fakturach, CV, e- mailach oraz bazach CRM czy ERP. Ręczna kontrola na taką skalę wymaga mnóstwa czasu i sprzyja błędom. Tymczasem firma musi na żądanie audytora szybko wskazać, jakie dane i gdzie przetwarza – nie ma mowy o długich poszukiwaniach.

Detecto odpowiada na te wyzwania, automatyzując przetwarzanie dokumentów. Zamiast mozolnie szukać „igły w stogu siana”, jednym poleceniem można zlecić systemowi wykrywanie danych osobowych w wybranych zasobach – od folderów z plikami po całe bazy danych. Wykorzystuje on sztuczną inteligencję, w tym OCR (optyczne rozpoznawanie tekstu) i NLP (przetwarzanie języka naturalnego), wychwytując wrażliwe informacje nawet wtedy, gdy są sprytnie ukryte lub zapisane nietypowo. To jak cyfrowy asystent, który się nie męczy i niczego nie przegapi.

Wymierne korzyści dla compliance, HR, administracji i
finansów

● Dział compliance: Automatyczne raporty o lokalizacji danych osobowych ułatwiają przygotowanie do audytów i zapewnienie zgodności z RODO. Dzięki nim nic istotnego nie zostaje pominięte – to mniejsze ryzyko kar i naruszeń.
● Dział HR: Szybsze przetwarzanie dokumentów kadrowych – od CV po umowy. System sam wychwytuje dane osobowe w aktach, więc zespół HR oszczędza czas i może skupić się na pracy z ludźmi zamiast na wertowaniu papierowych teczek.
● Administracja: Dokumenty przychodzące (np. korespondencja, formularze) można skanować i natychmiast analizować pod kątem obecności danych osobowych. Administracja od razu wie, które pisma zawierają wrażliwe informacje i wymagają specjalnego traktowania. Mniej żmudnej pracy to większa efektywność biura.
● Dział finansowy: Faktury i umowy często zawierają dane osobowe. Automatyczna analiza tych dokumentów pozwala szybko wychwycić wrażliwe informacje i zadbać o zgodność z przepisami. To minimalizuje ryzyko, że poufne dane finansowe trafią w niepowołane ręce.

Praktyczne scenariusze użycia Detecto

Jak to wygląda w praktyce? Wróćmy do audytu – tym razem firma korzysta z Detecto. Zespół compliance uruchamia skan kluczowych zasobów w systemie Detecto. Algorytmy w krótkim czasie przeszukują dyski z dokumentami (łącznie z załącznikami e-mail), zeskanowane pliki (OCR odczytuje tekst) oraz wybrane bazy danych. Jednocześnie NLP rozumie kontekst – identyfikuje np. numer PESEL czy imię i nazwisko nawet w nietypowym miejscu.

Raport jasno wskazuje, co i gdzie znaleziono. Firma szybko usuwa lub szyfruje zbędne pliki i anonimizuje dane w systemach. Zadanie, które kiedyś trwałoby wiele dni, zajmuje jedno przedpołudnie – audytorzy zastają firmę w pełni przygotowaną.

Kto zyska najwięcej? Zastosowanie w różnych
branżach

Choć każda organizacja przetwarzająca duże wolumeny dokumentów odczuje korzyści z takiego rozwiązania, w niektórych sektorach jest ono szczególnie cenne. To szczególnie ważne np. w finansach, ubezpieczeniach, ochronie zdrowia, telekomunikacji czy administracji – branżach przetwarzających wrażliwe dane. Ostatecznie każda firma, dla której zgodność z RODO i ochrona informacji są priorytetem, skorzysta na Detecto.

Czym Detecto się wyróżnia na tle konkurencji?

● Dokładność: Zaawansowane algorytmy AI rozpoznają dane osobowe z wysoką precyzją. Natomiast system wychwytuje nie tylko oczywiste wzorce (PESEL, adres e-mail), ale i dane ukryte w kontekście. Dostosowanie do języka polskiego i lokalnych formatów minimalizuje fałszywe alarmy i daje pewność, że nic istotnego mu nie umknie.
● Szybkość: Detecto potrafi przeanalizować ogromne zbiory dokumentów w ułamku czasu potrzebnego człowiekowi. Tysiące plików lub rekordów można przeskanować w kilka godzin zamiast tygodni – nieocenione przy audycie lub incydencie.
● Integracja: Narzędzie łatwo łączy się z istniejącą infrastrukturą (otwarte API, konektory do popularnych systemów i repozytoriów danych). Przyjazny interfejs sprawia, że korzystają z niego zarówno specjaliści IT, jak i pracownicy biznesowi.

Nowa rzeczywistość pracy z danymi

Dzięki takim narzędziom jak Detecto scenariusze podobne do tego z początku przestają spędzać sen z powiek zespołom odpowiedzialnym za dane. Codzienna praca z dokumentami staje się szybsza bezpieczniejsza, a obowiązki związane z ochroną informacji – mniej uciążliwe.

W dobie cyfrowej dokumentacji i surowych wymogów prawnych automatyzacja wykrywania danych osobowych to konieczność. Detecto pokazuje, że nowoczesna technologia realnie odciąża pracowników i zwiększa bezpieczeństwo informacji. Gdy audytorzy zapukają do drzwi, firma przywita ich z uśmiechem – pewna, że nad chaosem danych osobowych czuwa niezawodny cyfrowy strażnik.